Sprawozdanie z realizacji zadania publicznego za 2022 rok - w jaki sposób i do kiedy należy złożyć sprawozdanie?

Organizacja pozarządowa, która otrzymała dotację i realizowała zadanie publiczne ze środków budżetowych Miasta Poznania do 31 grudnia 2022 roku, zobowiązana jest złożyć sprawozdanie końcowe z wykonania tego zadania. 

Sprawozdanie końcowe z realizacji zadania publicznego przedstawia się w terminach określonych w umowie o wsparcie lub powierzenie. W Poznaniu organizacje pozarządowe (zwane w umowie: Zleceniobiorcami) otrzymujące dotację z budżetu Miasta Poznania sporządzają sprawozdanie za pomocą systemu informatycznego witkac.pl. Zleceniobiorca składa sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań. Zgodnie z zapisami umowy dotacyjnej zleceniobiorca zobowiązany jest do sporządzenia i złożenia sprawozdania za pomocą systemu informatycznego www.witkac.pl, natomiast potwierdzenie złożenia sprawozdania w formie papierowej należy dostarczyć do Urzędu Miasta Poznania, w terminie do 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego.

UWAGA!

Należy pamiętać, że powyższy termin nie dotyczy terminu złożenia sprawozdania w systemie informatycznym witkac.pl, a terminu dostarczenia papierowego potwierdzenia złożenia oferty do urzędu lub dokumentu z zastosowaniem kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Istotne elementy sprawozdania

Zleceniobiorca sporządzając sprawozdanie z realizacji zadania publicznego powinien pamiętać, o następujących zasadach:

• do Urzędu Miasta Poznania należy dostarczyć potwierdzenie złożenia sprawozdania pobrane z systemu informatycznego wiktac.pl. Nie jest wymagane dostarczenie całego sprawozdania;
• potwierdzenie złożenia sprawozdania dostarczone do Urzędu powinno zostać podpisane przez osoby upoważnione. Zleceniobiorca zobowiązany jest dostarczyć potwierdzenie złożenia sprawozdania, które musi być podpisane przez osoby upoważnione, zgodnie np. z KRS lub innym właściwym rejestrem/ewidencją. Należy pamiętać również o tym, że w przypadku dokumentów podpisanych na mocy pełnomocnictw należy dostarczyć wraz z potwierdzeniem właściwe pełnomocnictwo, które nie wygasło i nie zostało odwołane;
• do sprawozdania z realizacji zadania publicznego należy dołączyć kopię potwierdzenia zwrotu (wpłaty) dotacji w części niewykorzystanej lub pobranej w nadmiernej wysokości i ewentualnych odsetek; w treści przelewu niezbędne jest umieszczenie informacji zawierającej numer umowy, której zwrot dotyczy, z uwzględnieniem należności głównej i/lub wysokości ewentualnych odsetek. Takie potwierdzenie można dostarczyć na kilka sposobów: załączyć do sprawozdania w systemie informatycznym witkac.pl; przekazać na adres mailowy do osoby do kontaktów roboczych wskazanej w umowie ze strony Miasta lub przekazać razem z papierowym potwierdzeniem złożenia sprawozdania;
• niewykorzystaną kwotę dotacji przyznaną na dany rok budżetowy Zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić: odpowiednio do dnia 31 stycznia następnego roku kalendarzowego lub w przypadku, gdy termin wykorzystania dotacji jest krótszy niż rok budżetowy, w terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego. Należy zwrócić uwagę, że termin 31 stycznia dotyczy zadań publicznych realizowanych przez cały rok budżetowy, dla sprawozdań z realizacji zadań publicznych za 2022 rok jest to okres od 1 stycznia 2022 roku do 31 grudnia 2022 roku. Pozostałych przypadkach organizacja zobowiązana jest zwrócić niewykorzystaną kwotę dotacji w terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego, np. dla dotacji realizowanych do 31 grudnia 2022 roku, ostatecznym terminem zwrotu środków jest 15 stycznia 2023 roku;                
• przyznane środki finansowe dotacji (tj. kwota uzyskana na realizację zadania oraz uzyskane w związku z realizacją zadania publicznego przychody, w tym odsetki bankowe od przekazanej dotacji, Zleceniobiorca jest zobowiązany wykorzystać w terminie 2) do dnia 31 grudnia - gdy termin realizacji zadania publicznego to 31 grudnia danego roku lub gdy wykorzystanie środków w terminie 14 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego przypadałoby po 31 grudnia danego roku;
• w sprawozdaniu z umów o powierzenie realizacji zadania publicznego [tj. z zadań publicznych sfinansowanych w całości ze środków budżetowych Miasta Poznania oraz zadań publicznych sfinansowanych w całości ze środków budżetowych Miasta Poznania przy wykazaniu wkładu własnego niefinansowego (osobowego)] Zleceniobiorca nie może wykazywać informacji o dodatkowych środkach poniesionych przez organizację w ramach zadania publicznego np. z własnych środków finansowych. Organizacja w sprawozdaniu z zadania publicznego w formie powierzenia powinna wykazać tylko środki z dotacji i/lub wkład własny niefinansowy - osobowy, jeśli był wskazany w ofercie;
• organizacje pozarządowe zgodnie z zapisami umowy mają możliwość przesunięcia pomiędzy poszczególnymi działaniami określonymi w kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego w wysokości do np. 15% lub 20% (poziom przesunięcia jest zmienny, większy bądź mniejszej, w zależności od Wydziału). Organizacje pozarządowe powinny na etapie realizacji zadania publicznego informować o zmianach powyżej dozwolonego przesunięcia pomiędzy poszczególnymi działaniami, celem przygotowania aneksu do umowy. W praktyce Zleceniobiorcy zapominają o przekazaniu powyższej informacji na etapie realizacji zadania publicznego lub przypominają sobie w ostatnim miesiącu realizacji zadania publicznego, co uniemożliwia wprowadzenie aneksu do umowy. Dlatego jakiekolwiek odstępstwa od założeń realizacji zadania publicznego powinny zostać dokładnie opisane w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego, tak aby osoba oceniająca sprawozdanie nie miała zastrzeżeń i wątpliwości.

UWAGA!

W przypadku konieczności wprowadzenia aneksu do umowy Zleceniobiorca zobowiązuje się do pisemnego poinformowania wydziału merytorycznego Urzędu Miasta Poznania (wydział merytoryczny - wydział z którego organizacja uzyskała dotację) o konieczności wprowadzenia zmian i podpisania aneksu do umowy, nie później niż 30 dni przed terminem zakończenia realizacji części zadania publicznego wymagającej zawarcia aneksu.

• organizacje pozarządowe zobowiązane są do osiągnięcia założonych rezultatów. W przypadku nieosiągnięcia rezultatów przewidzianych w ofercie należy zawrzeć w sprawozdaniu informację o przyczynach, dlaczego dany rezultat nie został osiągnięty;

• należy mieć na uwadze, że Urząd Miasta Poznania zgodnie z zapisami umowy dotacyjnej ma prawo zażądać, aby Zleceniobiorca, w wyznaczonym terminie, przedstawił dodatkowe informacje, wyjaśnienia oraz dowody do złożonego sprawozdania.

Akceptacja sprawozdania i rozliczenie dotacji

Akceptacja sprawozdania i rozliczenie dotacji polega na weryfikacji przez Urząd Miasta Poznania założonych w ofercie rezultatów i działań organizacji. Nieosiągnięcie rezultatów określonych w ofercie może rodzić konsekwencję proporcjonalnego zwrotu środków finansowych.                   

Analizowane są dwie części sprawozdania:

• część I merytoryczna, w której organizacja sprawozdaje się z założonych w ofercie rezultatów i działań, a także uzasadnia ewentualne rozbieżności związane z realizacją zadania;
• część II sprawozdania z wykonania wydatków.

UWAGA!

Od 1 marca 2019 r. organizacje realizujące zadania publiczne nie mają obowiązku przedstawiania dokumentacji finansowej w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego. NIE OZNACZA to jednak, że nie muszą zbierać dokumentów finansowych w trakcie swoich działań. Dokumentacja ta będzie bowiem potrzebna w razie kontroli z strony urzędu lub gdy urząd zażąda od organizacji dodatkowych informacji, wyjaśnień oraz dowodów do sprawozdań

Skorzystaj z pomocy Poznańskiego Centrum NGO

Masz pytania dotyczące sprawozdania? Skorzystaj z pomocy doradczyń i doradców Poznańskiego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych, które działa w Poznaniu przy ul. Chwaliszewo 75.

Kontakt do Poznańskiego Centrum NGO:

• telefoniczny: 534 205 699 oraz 61 851 91 34;
• mailowo: poznanskiecentrumngo@pisop.org.pl.

Wszystkie aktualności są udostępniane na stronie: https://pisop.org.pl/poznanskie-centrum oraz na Facebooku: https://www.facebook.com/poznanskiecentrumNGO

KN